W skrócie
- Administratorem Twoich danych jest NeonAvenue OÜ z siedzibą w Tallinie (Estonia).
- Dane z formularza i korespondencji wykorzystujemy, aby przygotować wycenę, zrealizować zamówienie i skontaktować się z Tobą.
- Nie sprzedajemy danych osobowych. Cookies analityczne i marketingowe uruchamiamy wyłącznie po Twojej zgodzie.
- Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, sprzeciwu oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego. Napisz: office@neonavenue.eu.
01Administrator danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze strony internetowej neonavenue.eu (dalej: Serwis) jest NeonAvenue OÜ, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (osaühing) utworzona według prawa estońskiego (dalej: Administrator lub my).
- NIP (Polska)
- 5264086050
- VAT (Polska)
- PL5264086050
- VAT-UE (Estonia)
- EE103021229
- Kod rejestrowy (Estonia)
- 17568041
- Siedziba
- Raadiku tn 5-44, Lasnamäe linnaosa, 13812 Tallinn, Harju maakond, Estonia
- E-mail (także w sprawach danych osobowych)
- office@neonavenue.eu
- Telefon / WhatsApp
- +48 459 567 618
We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod wskazanym adresem e-mail lub adresem siedziby. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ nie mamy takiego obowiązku.
02Czyje dane i skąd je mamy
Polityka dotyczy osób, które:
- odwiedzają Serwis;
- wysyłają zapytanie za pomocą formularza kontaktowego;
- kontaktują się z nami e-mailowo, telefonicznie lub przez WhatsApp;
- są naszymi klientami lub kontrahentami albo reprezentują firmy, z którymi współpracujemy, lub zostały w nich wskazane jako osoby do kontaktu.
Dane zbieramy co do zasady bezpośrednio od Ciebie. Jeżeli dane kontaktowe przekazała nam firma, którą reprezentujesz lub w której pracujesz, przetwarzamy je w zakresie niezbędnym do kontaktu i realizacji współpracy (imię i nazwisko, stanowisko, służbowy adres e-mail i numer telefonu). Możemy także korzystać z danych ogólnodostępnych w rejestrach publicznych dotyczących firm i ich przedstawicieli.
03Cele, podstawy prawne i okres przechowywania
Przetwarzamy dane w następujących celach. Skrót RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.
| Cel | Zakres danych | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|---|
| Obsługa zapytania z formularza, przygotowanie wyceny i bezpłatnej wizualizacji | Imię, numer telefonu, adres e-mail, treść zapytania oraz materiały, które nam przekażesz | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy) lub lit. f RODO (nasz uzasadniony interes: obsługa zapytań przedsiębiorców) | Do zakończenia obsługi zapytania, a jeśli nie dojdzie do zawarcia umowy – 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Kontakt korespondencyjny, telefoniczny i przez WhatsApp | Dane kontaktowe, treść i historia korespondencji | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: prowadzenie komunikacji biznesowej) | Do zakończenia sprawy, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dane są potrzebne do celów wskazanych niżej |
| Zawarcie i wykonanie umowy: wycena, zamówienie, produkcja, dostawa, gwarancja i reklamacje | Dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane firmy (w tym NIP), adres dostawy, szczegóły zamówienia, historia rozliczeń | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) lub lit. f RODO (gdy umowę zawiera firma, a Ty jesteś osobą do kontaktu) | Przez czas trwania umowy i okres gwarancji, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Wypełnienie obowiązków prawnych: księgowość, podatki (w tym VAT), rozliczenia | Dane zawarte w fakturach i dokumentach księgowych | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) | Przez okres wymagany przepisami: w Estonii 7 lat od końca roku obrotowego, w Polsce zwykle 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | Dane niezbędne do wykazania okoliczności sprawy | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: ochrona prawna Administratora) | Do upływu terminu przedawnienia roszczeń albo zakończenia postępowania |
| Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu | Adres IP, dane o przeglądarce i urządzeniu, data i godzina żądania (logi techniczne) | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: bezpieczeństwo i ciągłość działania Serwisu) | Zgodnie z ustawieniami dostawcy hostingu, przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa |
| Udokumentowanie Twojego wyboru dotyczącego cookies | Zapisany wybór (zgoda lub odmowa dla kategorii) i data jego dokonania | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 7 ust. 1 RODO (obowiązek wykazania zgody) | 12 miesięcy od dokonania wyboru albo do jego zmiany |
Jeżeli przetwarzanie opiera się na naszym uzasadnionym interesie, możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (zob. część „Twoje prawa”).
04Odbiorcy danych
Dane powierzamy lub udostępniamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów. Odbiorcami mogą być:
- dostawcy usług IT i infrastruktury: Framer B.V. (platforma i hosting Serwisu), Cloudflare, Inc. (techniczne przekazanie zgłoszeń z formularza), Telegram (komunikator, w którym nasz zespół odbiera i obsługuje zgłoszenia z formularza) oraz dostawca usług poczty elektronicznej;
- biura rachunkowe, doradcy podatkowi i prawni w Polsce i w Estonii;
- firmy kurierskie, spedycyjne i logistyczne realizujące dostawę zamówienia, w zakresie niezbędnym do dostawy;
- banki i operatorzy płatności, jeżeli rozliczamy się z Tobą lub Twoją firmą;
- WhatsApp Ireland Limited, jeżeli sam(a) skontaktujesz się z nami przez WhatsApp (dane są wtedy przetwarzane także według zasad tego komunikatora);
- organy publiczne i sądy, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie umowy powierzenia zgodnej z art. 28 RODO lub warunków przetwarzania danych udostępnianych przez dostawcę usługi. Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych.
05Przekazywanie danych poza EOG
Niektórzy nasi dostawcy (np. Cloudflare, Telegram, dostawca hostingu lub komunikator WhatsApp) mogą przetwarzać dane w państwach trzecich, w tym w Stanach Zjednoczonych i innych państwach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO), a w jej braku na podstawie standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zabezpieczeń możesz uzyskać, kontaktując się z nami.
06Twoje prawa
Na podstawie RODO przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii (art. 15);
- sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych (art. 16);
- usunięcia danych, gdy nie ma już podstaw ich przetwarzania (art. 17);
- ograniczenia przetwarzania (art. 18);
- przenoszenia danych, które nam dostarczyłeś(-aś), jeżeli przetwarzamy je na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany (art. 20);
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (art. 21);
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3).
Aby skorzystać z tych praw, napisz na office@neonavenue.eu lub na adres siedziby. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby (np. przy skomplikowanych lub licznych żądaniach) możemy przedłużyć ten termin o kolejne dwa miesiące, informując Cię o tym. Możemy poprosić o potwierdzenie Twojej tożsamości.
Skarga do organu nadzorczego
Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim swojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia:
- w Polsce: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl;
- w Estonii (państwo siedziby Administratora): Andmekaitse Inspektsioon (Estońska Inspekcja Ochrony Danych), Tatari 39, 10134 Tallinn, aki.ee.
07Dobrowolność podania danych i decyzje zautomatyzowane
Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale niezbędne, abyśmy mogli odpowiedzieć na zapytanie i przygotować wycenę. Podanie danych potrzebnych do zawarcia i wykonania umowy oraz do wystawienia dokumentów księgowych jest warunkiem współpracy, a w zakresie obowiązków prawnych – wymogiem ustawowym.
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).
09Bezpieczeństwo i odnośniki zewnętrzne
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, m.in. szyfrowane połączenie (HTTPS), ograniczenie dostępu do danych do osób upoważnionych oraz wybór dostawców zapewniających odpowiedni poziom ochrony.
Serwis może zawierać odnośniki do stron zewnętrznych (np. rejestrów publicznych, systemu VIES, WhatsApp). Za politykę prywatności tych stron odpowiadają ich operatorzy.
10Zmiany Polityki
Polityka może być aktualizowana, np. w związku ze zmianą przepisów lub wdrożeniem nowych narzędzi, w tym analitycznych i marketingowych. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Serwisie wraz z numerem wersji i datą obowiązywania. O istotnych zmianach poinformujemy na stronie.